Sử dụng outlook express để gửi nhận thư

Nếu bạn có một mạng Internet riêng về nhà hay chỉ đơn thuần có một cái line share của hàng xóm thôi mà không biết sử dụng mộ trình mail client thì đúng là phí đi. Có khá nhiều mail client hay, nhưng thông dụng mí lại tiện nhất (vì sẵn có trong windows) là Outlook Express.
Mail client là gì? Đó là một phần mềm để gửi nhận thư từ các máy chủ mail (Mail server) có hỗ trợ POP hay SMTP hay IMAP (tùy theo nhà cung cấp bạn có thể lựa chọn phần mềm phù hợp với giao thức gửi nhận mail tương ứng). Nhưng hiện nay, chủ yếu là các mail server hỗ trợ POP, bên cạnh đó thường là cả SMTP luôn. Outlook Express của Microsoft cũng là một trình mail client như vậy. Nó hỗ trợ các giao thức POP, IMAP hay HTTP từ phía mail server nhận thư; SMTP từ phía máy chủ gửi thư. OE khá tiện vì bạn không cần cài thêm soft nào cả mà nó có sẵn luôn song nó khá bất tiện ở chỗ đôi lúc nó treo bất thường và chạy tốn khá nhiều tài nguyên. Tớ thấy nó khá chậm. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng OE để gửi nhận thư từ các dịch vu webmail hỗ trợ POP.
À quên, nói thêm chút. Hiện nay có hai cách để chúng ta gửi nhận thư. Một là dùng trình duyệt để mở các trang web của nhà cung cấp dịch vụ. Cách này gọi là webmail. Cách này lợi ở chỗ đi đâu bạn cũng có thể đọc thư đc, chỉ cần có mạng. Nhưng nó bất tiện ở chỗ tốc độ chậm, nhiều quảng cáo, không nhiều tính năng. Xét các webmail hiện nay, chỉ có Gmail là nhanh nhất, ít quảng cáo rối mắt và khá nhiều tính năng. Nhưng Gmail lại còn hỗ trợ cả POP3. Cách thứ hai là chúng ta dùng Mail Client như tớ nói ở trên. Mail client được cái rõ nhanh (nhất là mấy cái mail của các nhà cung cấp dịch vụ ở VN), lắm chức năng. Hơn nữa, bạn có thể thiết lập lưu lại thư trên server sau khi tải về máy để khi nào không có nhà vẫn có thể đọc thư qua web. Bất tiện ở chỗ, bạn không nên (và khuyến khích đến mức không thể) dùng nó ở các hàng dịch vụ vì người ta chả khó gì để đọc thư của bạn hay viết thư từ địa chỉ của bạn. Nó chỉ hợp nếu bạn có mạng ở nhà hay bạn có chú laptop.
Vậy kiếm đâu ra các nhà cung cấp dịch vụ mail hỗ trợ POP, SMTP hay IMAP. Ờ, cái này thì nhiều lắm. Đơn giản như bác Cú gô nhà ta (google) với dịch vụ Gmail, hay các nhà cung cấp dịch vụ Internet ở VN cũng biếu các "thượng đế " của mình mỗi acc một địa chỉ mail. Hoăc là mấy nhà cung cấp mail ở mình như vietnamnet.vn rồi thì hopthu.com rồi thì 123vn.com,.. Bác yahoo thì ngày trước cũng cho sài POP, giờ chả hiểu sao lại tắt ngúm để cụ Cú gồ cụ ý qua mặt. Nhưng nếu bạn sài yahoo đuôi .com.vn thì lại vẫn đc sài POP. Các bạn có thể đăng ký một trong cách dịch vụ trên, vừa hỗ trợ Web, vừa có POP.
Roài, giờ thì hướng dẫn. à, lại quên. Các bạn chú ý nhá: Trừ địa chỉ haomd@daoduytu.net, tất cả địa chỉ mail lẫn tên miền trong bài viết này chỉ là ví dụ, tớ cài trên máy cá nhân để viết, hoàn toàn không có thật.

1/ Thiết lập căn bản.
Rùi, giờ tớ giả sử tớ có một tài khoản email là haomd@daoduytu.gov.vn (chà, cái domain oai thế :))) có hỗ trợ POP3. Đầu tiên tớ mở OE lên bằng cách vào Start menu ==> All Programs ==> Outlook Express.
http://daoduytu.net/hinhbaiviet/oe/cap-0000.jpg

Nếu bạn chạy lần đầu tiên, chương trình yêu cầu bạn thiết lập tài khoản luôn. Bạn có thể bỏ qua để vào ngó coi cái OE nó ra răng rùi mằn sau cũng đc. Giả sử bạn cũng bỏ qua như tớ.
Ngắm chán roài giờ ta đi mở Acc mới nhá. Bạn và menu Tools của chương trình chọn Accounts.
http://daoduytu.net/hinhbaiviet/oe/cap-0001.jpg

Cửa sổ Internet Accounts mở ra. Bạn chọn thẻ Mail, bạn bấm nút Add và chọn Mail
http://daoduytu.net/hinhbaiviet/oe/cap-0002.jpg

Bước tiếp theo bạn nhập tên hiển thị (Your Name). Tên này sẽ hiển thị ở cái khung From khi bạn viết thư, bạn cần nhập tên sao cho dễ phân biệt nếu bạn có nhiều tài khoản mail. Chọn Next để tiếp tục.
http://daoduytu.net/hinhbaiviet/oe/cap-0003.jpg

Tiếp theo bạn nhập địa chỉ email một cách đầy đủ và chính xác bao gồm cả phần đuôi đằng sau. Bấm Next.
http://daoduytu.net/hinhbaiviet/oe/cap-0004.jpg

Ở bước tiếp theo này, bạn cần làm một công việc quan trọng. Nếu bạn là nhầm thì nghỉ gửi nhận nhá. Đó là bạn phải điền thông tin về Mail server.
Trong cửa sổ E-Mail Server Names:
- Incoming mail server is a: Bạn chọn giao thức nhận thư của máy chủ nhận thư. Cái này bạn phải hỏi nhà cung cấp mail cho bạn. Hầu như là dùng POP3 nên bạn có thể để mặc định trừ khi nhà cung cấp đó sử dụng giao thức khác.
- Incoming mail (POP3, IMAP, SMTP) server: Bạn nhập địa chỉ của máy chủ nhận thư. Cái này bạn phải hỏi nhà cung cấp dịch vụ cho bạn. Ví dụ với Gmail nó là pop.gmail.com.
- Outgoing mail (SMTP) server: Địa chỉ máy chủ gửi thư. Cái này bạn có thể điền địa chỉ outgoing mail của bất cứ nhà cung cấp nào ,không nhất thiết phải là của nhà cung cấp mail cho bạn. Ví dụ bạn dùng mail của nhà cung cấp Gmail (có địa chỉ Outgoing là smtp.gmail.com) nhưng bạn có thể sử dụng Outgoing Mail Server của www.daoduytu.net nếu bạn biết địa chỉ. Tuy nhiên, thường nhà cung cấp nào cũng luôn nói cho bạn biết đầy đủ cả hai địa chỉ trên, bạn chẳng cần phải kiếm thêm cái của người khác làm quái gì.
Bấm Next để tiếp tục.
http://daoduytu.net/hinhbaiviet/oe/cap-0005.jpg

Tiếp theo bạn nhập thông tin về tài khoản email của bạn gồm tài khoản truy cập và mật khẩu. Tùy theo nhà cung cấp mà tài khoản truy cập có thể giống hoặc khác với địa chỉ mail của bạn. Một số lại không cần phần đuôi tên miền ở tên tài khoản mà chỉ cần phần đằng trước. Bạn cần hỏi rõ nhà cung cấp của bạn. Tiếp theo bạn nhập mật khẩu và tích chọn Remember Password. Cái này để bạn có thể gửi nhận thư mà khỏi cần gõ pass, chứ giả sử bạn có 10 hộp thư thì bạn nhập pass ốm. Còn để bảo vệ người khác đọc trộm thư của mình bạn có thể theo dõi tiếp. Bấm Next và Finish để kết thúc.
Thế là xong, từ giờ bạn có thể gửi nhận thư. Bấm vào nút Creat Mail để bắt đầu viết thư mới hoặc bấm nút mũi tên bên cạnh nút Creat Mail để có thể mấy lựa chọn như Stationery (hình nền cho mail). Bạn có thể dùng cách này để trang trí cho thư. Nhưng mấy cái mẫu của OE xấu mù, có cũng chả làm gì. Hơn nữa, nếu bạn gửi cho người nào dùng Webmail Gmail thì potay. Cụ Gmail lại hiểu nó là file đính kèm. Với các webmail khác tớ chưa thử nên chả biết.
http://daoduytu.net/hinhbaiviet/oe/cap-0013.jpg

Cửa sổ soạn thư mở ra, bạn lựa chọn địa chỉ gửi thư (nếu bạn dùng nhiều hộp thư trên một tài khoản) ở khung From. Gõ địa chỉ người nhận ở khung To, có thể gửi nhiều người, mỗi người cách nhau một dấu phẩy ",". Sau đó điền tiêu đề và gõ nội dung thư.
http://daoduytu.net/hinhbaiviet/oe/cap-0014.jpg

Soạn xong bấm nút Send hoặc gõ tắt Alt + S (ở khung soạn thư). Rồi cuối cùng bấm nút Send/Recv hoặc gõ tắt Ctrl + M (ở khung cửa sổ chính của OE)
http://daoduytu.net/hinhbaiviet/oe/cap-0015.jpg
http://daoduytu.net/hinhbaiviet/oe/cap-0017.jpg

Nếu bạn viết thư tiếng Việt thì sẽ có thông báo hiện ra hỏi bạn có muốn send đi dưới định dạng font Unicode không. Chọn Send as Unicode. Bạn cần làm như thế để người bên kia đọc đc tiếng Việt - cách này cũng áp dụng với các font khác không phải Unicode
http://daoduytu.net/hinhbaiviet/oe/cap-0016.jpg

Rồi, rứa là gửi xong, giờ bên người nhận chỉ cần mở ra là thấy thư ngay thôi.
http://daoduytu.net/hinhbaiviet/oe/cap-0018.jpg

2/ Thêm chút mắm muối.
a, Gửi nhận với nhiều tài khoản thư.
Giả sử bạn có khá nhiều địa chỉ mail, bạn có thể tiếp tục làm lại như các bước ở trên để tạo thêm các tài khoản mới.
b, Phân loại tài khoản.
Ừ, giả sử bạn đã tạo xong tất cả các tài khoản rồi. Nó lại nảy ra vấn đề là các thư gửi đến cho bạn sẽ tất cả nhảy hết vào Inbox ==> khó phân biệt cái nào gửi cho cái nào. Nếu bạn có nhiều hộp thư, mà nhận cũng đc nhiều thư thì có mà chết ngộp với nó. Tốt nhất là ta làm cho thư gửi đến địa chỉ nào thì vào một box để tiện quản lý. Ta có thể dùng chức năng Message Rules để làm việc này.
Bạn vào menu Tools ==> Message Rules ==> Mail
http://daoduytu.net/hinhbaiviet/oe/cap-0008.jpg

Tại cửa sổ New Mail Rules bạn làm như sau:
http://daoduytu.net/hinhbaiviet/oe/cap-0009.jpg
- Select the Conditions for your rule: bạn tick vào Where the To line contains people
- Select the Actions for your rule: Chọn tick vào Move it to the specifield folder
Ở khung Rule Description bạn bấm vào dòng chữ contains people. Cửa sổ Select people hiện ra. Bạn nhập địa chỉ thư của mình vào khung Type one name... rồi bấm Enter.
Quay lại khung Rule Description bạn click vào chữ specifield. Cửa sổ Move hiện ra. Bạn bấm chuột trái (một lần thôi) vào dòng Local Folders rồi bấm New Folder. Bạn nhập tên thư mục tượng trưng cho cái địa chỉ thư tương ứng ở trên, theo tớ, kinh nghiệm là đặt tên trùng luôn với địa chỉ thư, sẽ dễ quản lý hơn. Bấm Ok là xong.
http://daoduytu.net/hinhbaiviet/oe/cap-0011.jpg
http://daoduytu.net/hinhbaiviet/oe/cap-0012.jpg

c, Bảo vệ tính riêng tư.
Giờ lại giả sử cái máy của bạn có khá nhiều anh em sài chung và bạn không muốn người khác đọc thư của bạn. hay đơn giản là bạn muốn ku bạn của bạn sẽ có tài khoản truy cập OE khác (giống tài khoản vào Windows ấy). Bạn sẽ vào File ==> Indentities ==> Manage Indentities
http://daoduytu.net/hinhbaiviet/oe/hrockvn01.gif

Tại cửa sổ Manage Identities bạn nhấn Properties
http://daoduytu.net/hinhbaiviet/oe/hrockvn02.gif

Tiếp theo, tại cửa sổ Identify Properties, bạn nhập tên định danh cho tài khoản đó, đây là đjnh danh để phân biệt bạn với người khác. Đơn giản là đặt tên của bạn vào đó. Khi mà nhiều người dùng, mỗi khi mở OE lên nó sẽ yêu cầu bạn chọn Identify, bạn chỉ cần chọn đúng tên mình. Nhớ cần tick chọn Require a password để khi chọn Id thì nó sẽ yêu cầu bạn nhập pass mới mở đc vào trong phần đọc thư. Vì thế ở lúc thiết lập tài khoản tớ mới bảo là để nó nhớ pass cho tiện. Nhập pass hai lần giống nhau rồi Ok là đc.
http://daoduytu.net/hinhbaiviet/oe/hrockvn03.gif

Nếu bạn muốn tạo thêm Id cho người khác dùng OE chung với bạn thì ở cửa sổ Manage Identities bạn chọn New để tạo Id mới. Quá trình tạo chỉ có nhập tên Id và pass, pass có cũng đc, không cũng đc, tùy người dùng.

Roài, rứa là ổn nhẩy. Anh em có thêm chiêu này hay giới thiệu cho anh em xem mí nhá. Chúc cả nhà vui vẻ.